Как правильно организовать банкет в ресторане

Самостоятельная организация банкета в ресторане – это довольно сложный процесс, требующий не только фантазии и вдохновения, но и большого количества расчетов. Необходимо учесть потребности гостей, характеристики помещения, финансовые возможности и особенности торжества.

Для начала немного теории. Банкеты подразделяются по своему типу на:

  • Банкеты с полным обслуживанием (все блюда стоят на столах, официанты постоянно находятся в зале).
  • Банкеты с неполным обслуживанием (официанты только меняют блюда и уносят посуду).
  • Банкет-фуршеты (на столе стоят все блюда, гости накладывают себе сами).
  • Шведские столы (форма банкета с самообслуживанием, когда все блюда стоят на отдельных столах, и каждый накладывает себе сам).
  • Банкет-чаи (никаких горячих блюд и супов, только чай, кофе, десерты).
  • Банкет-коктейли (вариант шведского стола, без стульев, в меню много алкогольных напитков).
  • Комбинированные (проводятся в смежных залах, часто совмещаются банкеты с полным обслуживанием и коктейль- или чай-банкеты).

Банкеты могут проводиться:

  • в ресторане;
  • в загородном доме;
  • на природе;
  • на теплоходе;
  • на дому.

По количеству и типу гостей;

  • небольшие (до 20 гостей);
  • средние (20-50 гостей);
  • крупные (свыше 50 гостей);
  • официальные (корпоративные и по завершению семинара или встречи, гости мало знакомы друг с другом и обязаны соблюдать деловой этикет);
  • детские (основной контингент – дети и их родители);
  • дружеские (новогодние, свадебные, юбилейные).

Стоимость банкета зависит от стоимости аренды помещения, количества гостей и стоимости блюд, а также развлекательной программы. В праздники стоит учитывать наценки и более жесткий график банкетов у всех ресторанов.

Планирование

Для начала необходимо четко распланировать и рассчитать, какие будут элементы торжества, сколько будет гостей, понадобятся ли дополнительные услуги. Если бюджет задан изначально, то нужно сразу определить нижнюю планка стоимости банкета на человека и отложить из него 15% на непредвиденные расходы. Оставшиеся поделить между непосредственно едой и всем сопутствующим. Соотношение зависит от характеристик торжества. Для этого составим полный список того, что планируется. Начать можно с заметок на ходу (блокнот для идей стоит брать с собой и отвести на продумывание хотя бы пару дней в свободном режиме, а не пытаться что-то высидеть сразу).

В список сразу записываем количество персон (лучше в двух вариантах – все гости и самые важные гости) и место проведения (даже если несколько вариантов, потом ненужные можно будет убрать). Далее все зависит от ассоциативных цепочек и особенностей этикета. Например:

  1. Свадьба – тамада – танцы – алкоголь – ресторан.
  2. Корпоратив – танцы – награждения – алкоголь – всем надо скорее домой.
  3. Детский день рождения – сладости – правильное питание – аниматоры – место для активных игр.

Следующий этап – расширение пожеланий и расчет точной стоимости каждого. Если танцы – то нужен зал с танцполом и караоке. Если аниматоры – то примерно прикинуть, во сколько они обойдутся.

Теперь о блюдах. Каждый ресторан, организующий банкетное обслуживание, предлагает несколько вариантов готовых комбинаций блюд из расчета на одного человека. Можно подбирать и самостоятельно, главное учесть нормы, чтобы никто не ушел голодным, а также возможные аллергии и вкусовые предпочтения (в частности, вегетарианство или просто нелюбовь к тем или иным продуктам).

Все цены необходимо занести в отдельную таблицу. Если все желаемое сошлось с бюджетом, то можно приступать к выбору ресторана. Если нет, то нужно начать убирать. Сэкономить можно на:

  • ресторане (выбрав не самое дорогое заведение);
  • развлечениях (допустим, обойтись без тамады);
  • еде (вместо трех перемен блюд заказать две или выбрать коктейльную вечеринку);
  • обслуживании (полное обслуживание стоит значительно дороже, чем частичное или шведский стол).

Выбор ресторана или банкетного зала

Ресторан должен быть в первую очередь удобным, а не самым дорогим или дешевым. На цену обращать внимание, разумеется, необходимо, но кроме этого есть следующие параметры для оценки:

  • меню (должно соответствовать вкусам гостей и стилистике торжества);
  • расположение (доступное для всех гостей);
  • величина зала (вмещать всех гостей и, если предполагаются танцы или награждения, иметь сцену или свободное место);
  • количество туалетов, курительных комнат, комнат матери и ребенка, кондиционеров, выходов (часто эти моменты пропускают, но от них зависит комфорт гостей и даже их безопасность).
  • Развлекательная программа (караоке, живая музыка, свой аниматор или тамада, трансляции, телевизор).

Доверять только сайту не рекомендуется, нужно приехать лично и все посмотреть, можно также ознакомиться с отзывами и мнением уже находящихся в заведении гостей. Также стоит переговорить с администратором и лично оценить работу официантов и искусство повара.

Правильная организация банкета – это довольно трудоемкий процесс, который требует досконального знания множества тонкостей, обычно неизвестных людям, не связанным с ресторанным бизнесом. Так что чтобы избежать ошибок, рекомендуется после проведения общего планирования обратиться за помощью в специализированное агентство, где помогут выбрать наиболее удобный вариант согласно вашему плану.